ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του σεμιναρίου είναι να γνωρίσει ο συμμετέχων τις σύγχρονες τάσεις και καινοτόμες μεθόδους διοίκησης γραφείου διευθύνσεως, να λειτουργεί ως αυτοκαθο-δηγούμενο στέλεχος μιας ευφυούς και υγιούς επιχειρηματικής μονάδας του ιδιωτικού ή δημόσιου τομέα, να γίνει ουσιαστικός συντελεστής των αλλαγών που σχεδιάζει η ηγεσία και να ηγείται στη μονάδα των διοικητικών μεταρρυθμίσεων, αποφάσεων και λοιπών στρατηγικών σχεδιασμών.

ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ

Το σεμινάριο απευθύνεται σε γραμματείς διευθύνσεως και διοικητικά στελέχη που εξυπηρετούν αυτόνομα την γραμματειακή υποστήριξη της θέσης τους.

ΕΙΣΗΓΗΤΡΙΑ:

1. Πιστοποιημένη Εκπαιδεύτρια και Σχεδιάστρια εκπαιδευτικού υλικού από το International Board for Training, Perfrormance and Instruction (ibstpi),  
2. Επιστημονική Συνεργάτιδα της ACTA στην διαμόρφωση πιστοποιήσεων  
3. Επιστημονική Συνεργάτιδα του ΕΛΟΤ για την εκπαίδευση προτύπου 1437 λειτουργίας γραμματείας και τέλος

ΘΕΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

ΧΑΡΤΟΓΡΑΦΗΣΗ ΧΩΡΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΤΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ (Mapping)   
EΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ (Communication)

Μέσα από αυτή την ενότητα θέλουμε να στοχεύσουμε στην κατανόηση των αναγκών της θέσης εργασίας στο σύγχρονο περιβάλλον και της αποστολής της γραμματείας στο όραμα της εταιρίας:

• Job Description & Analysis: Η αναγκαιότητα του επαναπροσδιορισμού τους στην σύγχρονη εποχή, τις νέες δραστηριότητες της εταιρίας ή του διευθυντή της / του assistant.
• Company's Profile: εκτός από μια περιγραφή στο φυλλάδιο ή την ιστοσελίδα, τι άλλο είναι για σας ως assistant αυτό το προφίλ; Πώς θα γίνετε τμήμα της φιλοσοφίας του αντί αναγνώστες του;
• Manager's Profile: πώς περιγράφεται ο manager και πώς θα τον περιγράφατε ώστε να εναρμονιστείτε στο ρόλο σας σαν assistant;
• Αssistant's Profile: πώς σκιαγραφείται διεθνώς το προφίλ της / του Assistant; Σε τι διαφοροποιείται μια / ένας γραμματέας από μια / έναν βοηθό διοίκησης;
• Office Design & Organization: πώς θα αποτυπώναμε τον σχεδιασμό της λειτουργίας του γραφείου και της οργανωτικής του δομής;
• Management Styles: ποια είναι τα μοντέλα σύγχρονης διοίκησης επιχειρήσεων μέσα στα περιβάλλοντα των οποίων καλούμαστε να εναρμονιστούμε; Αναγνωρίζουμε αν έχει επέλθει μια τέτοια αλλαγή στην εταιρία ή τον οργανισμό που εργαζόμαστε;
• Holitsic Swot: ποια είναι τα δυνατά μας και αδύνατα σημεία μας, βάσει εμπειρίας, γνώσεων, θέσης εργασίας και εποχής που διανύουμε;    - Η ενότητα αυτή θα οριοθετήσει την έννοια της επικοινωνίας και του ρόλου της γραμματείας στην επιχείρηση και στο κάθε στέλεχος μεμονωμένα ώστε να αποτελέσει αποτελεσματικό εργαλείο χρήσης της:  
• Oral Communication Skills: εστιάζεται η αναγκαιότητα προφορικής αναφοράς με λόγο περιεκτικό και συνοπτικό που το τελικό αποτέλεσμα να μην δημιουργεί κενά, αμφιβολίες και ασάφειες.
• Written Communication Skills: correspondence, briefs, reports, Η / Ο σύγχρονη/ος assistant καλείται να συντάξει επιστολές, να δώσει αναφορές, να προετοιμάσει ομιλίες ή παρουσιάσεις του διευθυντή της ή των στελεχών του τμήματος, κειμένων για διαγωνισμούς, επενδυτικών προτάσεων, να δημιουργήσει περιλήψεις ή να επαναδιαμορφώσει προηγούμενες εργασίες.
• Languages: Η επικοινωνία στηρίζεται στην καλή χρήση της γλώσσας, μητρικής ή ξένης. Ποια είναι η αναγκαιότητα συνεχούς εκπαίδευσης στις γλώσσες που γνωρίζουμε και στην εκμάθηση νέας/ων;
• Νetworking & Social Media: η σύγχρονη αναγκαιότητα που είναι στημένη σαν παιχνίδι, αλλά δεν είναι παιχνίδι.
• Negotiating Skills: οι καθημερινές διαπραγματεύσεις στο επίπεδο και τις αρμοδιότητες της / του assistant
• Presentation Skills: η προσωπική παρουσία, ο στρατηγικός σχεδιασμός της γλώσσας σώματος και των μηνυμάτων που εκπέμπει

OΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ANAΠΤΥΞΗ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ & ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΤΗΤΑΣ

 - Η ενότητα δίνει έμφαση στις νέες τάσεις οργάνωσης του χώρου, των εργασιών που συντελούνται σε αυτόν και φυσικά του χρόνου μέσα στον οποίο μετράται η αποτελεσματικότητα:

• Newest updates in Record Management & Filing (αρχειοθέτηση): η επιστήμη της αρχειονομίας μας εξοπλίζει συνεχώς στις νέες συνθήκες που διαμορφώνονται στα αρχεία κάθε είδους του οργανισμού μας
• e-signature (ηλεκτρονική υπογραφή): ήρθε για να μείνει και οι σύγχρονες επιχειρήσεις έχουν ήδη προετοιμαστεί ώστε να συμπορεύονται στο διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον
• Meetings and minute taking: η αναγκαιότητα της τήρησης πρακτικών και σημειώσεων κατά τη διάρκεια συσκέψεων και εταιρικών συναντήσεων είναι πρωταρχικό μέλημα της /του assistant
• Project management: o αναβαθμισμένος ρόλος της /του σύγχρονου assistant απαιτεί την συνδρομή της / του σε ποικίλα έργα στα οποία καλείται να είναι αποτελεσματική
• Time management: η διαχείριση του χρόνου είναι ίσως από τα πιο σπουδαία μαθήματα που έχουμε να πάρουμε σε μια κοινωνία που δείχνει να μην τον σέβεται κι εμείς καλούμαστε να τον τιθασεύσουμε με ευελιξία.
• Τraining Needs Analysis: το εργαλείο κάθε επαγγελματία για την μέτρηση του χάσματος μεταξύ υπάρχουσας εκπαίδευσης και πραγματικών αναγκών εκπαίδευσης.     - Η ενότητα σκοπό έχει να συγχρονίσει τις επιστήμες με το μεσαίο στελεχιακό επίπεδο που βρισκόμαστε ώστε να κατανοήσουμε την χρησιμότητά τους σε όλες τις βαθμίδες, κάνοντάς τες απόλυτα εύχρηστα και καθημερινά εργαλεία, τροφοδοτώντας μας παράλληλα με την ανάγκη απόκτησης περισσότερων ή επικαιροποίησης των ήδη γνωστών:
• Leadership Skills (ηγετικές ικανότητες): το να είσαι ηγετική φυσιογνωμία είναι προσόν, είναι επιτακτική ανάγκη του σήμερα και μια / ένας assistant από τη μεριά της / του πρέπει να διαθέτει τόσο ηγετικά χαρακτηριστικά όσο και να υπηρετεί αυτά του προϊσταμένου της / του.
• Hθική & Δεοντολογία (Business Ethics): ο κώδικας σημαίνει ότι συντασσόμαστε με τα ήθη της εταιρικής κουλτούρας, τα προασπιζόμαστε και ενίοτε καλούμαστε και να συντάξουμε εξ ολοκλήρου ή επί μέρους σημεία για υποκαταστήματα ή θυγατρικές πιθανότατα κι ενός πολιτισμικού περιβάλλοντος
• Change Management: η αλλαγή διοίκησης και ηγεσίας είναι διεθνής τάση ή ρουτίνα (βλ. δημόσιος τομέας) και μια/ένας assistant oφείλει να συμπορεύεται με τις αλλαγές αυτές
• Crisis Management: η γνώση και η εμπειρία της διαχείρισης κρίσης είναι παράγοντας που διαφοροποιεί τα ικανά στελέχη και συντελεί στην ισχυροποίηση της θέσης τους μέσα στην εταιρία/οργανισμό
• Mentoring: Το εργαλείο καθοδήγησης της /του assistant για ανάπτυξη βάσει των θεμάτων που κρίνει ότι θέλει για τον εαυτό της /του ή για την διαχείριση άλλων προσώπων ή καταστάσεων
• Evaluation (αξιολόγηση): η αξιολόγηση της εργασίας μας, της απόδοσής μας, τα εργαλεία μέτρησης που έχουμε στη διάθεσή μας εμείς και οι άλλοι.